【教程】关于填写表格式记录

随着信息化的发展，我们的工作方式不断改变，记录也是一样。以往我们都需要手工记录，如果没有经过专业的速记训练，经常会造成记录不完整。现在很多时候都可以将记录整理成电子版后存档，这样就减轻了工作压力。

但随之而来我们也会遇到一些新问题。例如：记录是专门格式的WORD文档表格，如果按照文本式记录的模式添加到表格中比较困难（因为记录是一行一行组成的表格）。

这时就会用到"公文排版"中的"填写记录"功能（如下图）。

 

下面，就来介绍一下相关的参数：

 

（一）记录文件：指记录的具体内容，保存在txt、doc、docx格式的文档中。

说明：

1. 因为记录内容会很长，受到VBA语句字符长度的限制，如果要直接将内容赋值给变量，处理起来比较复杂，所以采用的是读取文件的方式。

2. 推荐使用txt格式，读取速度会快一些，而且也不会受到格式干扰。当然，使用doc格式也没有问题。

3. 最新版本中增加了导入开关，既可以导入文档，也可以将指定单元格内容作为记录的具体内容进行记录。

 

（二）设置记录字体和段落

1. 中文字体、西文字体和字号：记录内容的字体字号。需要说明的是：如果西文字体没有填写，西文将使用中文字体。

2. 首行缩进：在段落首行之前添加2个全角空格。

3. 删除空行：删除记录中的空行。

 

（三）记录位置：指记录填写到表格中的行和列的起始位置，【默认】从光标位置开始填写记录。

不选中从光标位置开始填写记录，会增加两个数据参数：

（1）行号：指记录填写到表格中行的起始位置。

如果等于0：表示在光标所在的表格位置开始填写记录（等同于选中从光标位置开始填写记录）；

如果不等于0：表示在文档中的第一张表格的指定行开始填写记录。

（2）列号：指记录填写到表格中列的起始位置。

如果等于0：表示在指定行的最后一列开始填写记录；

如果不等于0：表示在文档中的第一张表格的指定列开始填写记录。

 

（四）填写方式：采用插入方式或者覆盖方式填写记录。

1. 插入方式：在指定位置之前插入所需记录行数，填写记录。

2. 覆盖方式：

（1）在指定位置开始填写记录，只覆盖填写记录的内容，不会删除填写记录之后的内容。

（2）覆盖方式1：在指定位置开始填写记录，并会删除从填写记录之后到表格结尾的多余行。

（3）覆盖方式2：在指定位置开始填写记录，并会删除从填写记录之后到表格结尾所在列的原有记录，保留相应的行。

 

【动画演示】在光标位置采用覆盖方式填写记录，并删除光标位置之后表格内的所有内容。